TIETOSUOJASELOSTE Tämä on yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Suomen Journalistiliiton jäsenille, potentiaalisille jäsenille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 12 ja 13 artikla) TIIVISTELMÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ Henkilötietojen käsittelijä: Suomen Journalistiliitto ryY-tunnus: 0116998-3Siltasaarenkatu 18 A00530 Helsinkipuh. 09 6122 330 (vaihde) Yhteyshenkilöt henkilötietoja koskevissa asioissa:Tietosuojavastaava (38 art) Eveliina Tuominensähköposti: eveliina.tuominen(at)journalistiliitto.fi Jäsenasiain hoitaja Arja Katilap. 050 366 3501sähköposti: jasenasiat(at)journalistiliitto.fiPL 252, 00531 Helsinki Kenen tietoja käsittelemme? Jäsenet Potentiaaliset jäsenet Palveluntoimittajat Sidosryhmät Henkilökunta Työnhakijat Vuokralaiset Liiton verkkosivun kävijät Mistä saamme tiedot? Jäsenen tiedot saamme pääosin jäseneltä itseltään, mutta osoitetietoja täydennämme Postin järjestelmästä. Potentiaalinen jäsen on tuleva (jäsenhakemuksen tehnyt) tai entinen jäsenemme, joten olemme saanut tiedot tältä itseltään. Palveluntoimittajan tiedot saamme tältä itseltään. Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään tai julkisista tietolähteistä. Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään. Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään. Vuokralaisen tiedot tältä itseltään. Verkkosivuston kävijöistä luomme kävijämääristä tilastollisen kokonaiskuvan WordPress Koko Analyticsin evästeiden avulla. Emme siis tiedä, kuka yksittäinen kävijä on. Kuinka kauan käsittelemme tietojasi? Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Jäsenten kohdalla tämä tarkoittaa jäsenyyden voimassaoloaikaa ja sen päättymisen jälkeen jäsenmaksutietojen osalta 10 vuoden jaksoa. Jos jäsen on antanut Journalistiliitolle Kopiosto-valtakirjan, käsitellään hänen henkilötietojaan eroamisesta huolimatta niin kauan kuin valtakirja on voimassa. Jäsenhakemuksen tehneen tiedot poistamme 12 kuukauden sisällä hakemuksen tekemisestä, jos hakemus ei johda jäseneksi hyväksymiseen. Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä. Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä. Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta. Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä. Vuokralaisen tiedot poistetaan 5 vuotta vuokrasuhteen päättymisen jälkeen. Verkkosivujen kävijätietoja säilytetään Koko Analyticsissa 14 kuukautta. Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja. Henkilötietojasi voidaan säilyttää joissakin tilanteissa tätä pidempään. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuusuuden vanhenemisaika, joka yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien. Huomioitahan myös, että kaikki Journalistiliiton itse tuottama, liiton toimintaan liittyvä aineisto säilytetään pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat muun muassa pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat. Liiton edunvalvontatoiminnan kannalta tärkeät asiakirjat, esimerkiksi työehtosopimus- ja oikeudenkäyntimateriaali, säilytetään 50 vuoden ajan. Näitä tietoja käsittelemme Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, esimerkiksi: Nimi Puhelinnumero Sähköpostiosoite Työnantaja Yhdistys ja osasto Henkilötunnus IP-osoite Ammattinimike Tarkemman kuvan jäsentietojen käsittelystä saat selosteen Jäsenrekisteri-kohdasta. Oikeutesi Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa. Jäsenten tulee tehdä oikeuksiaan koskevat pyynnöt sähköisen jäsenpalvelujärjestelmän (https://verkkoasiointi-journalistiliitto-fi.pwire.fi/) kautta, muiden sähköpostitse tietosuojavastaavalle osoitteeseen sirpa.hannula(at)journalistiliitto.fi. Pyynnössä tulee yksilöidä mihin ja milloin syntyneeseen materiaaliin se kohdistuu. Miksi käsittelemme tietojasi ja millä perusteella? Journalistiliitto käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa liiton toiminta jäsentensä edunvalvojana. Journalistiliiton yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa jäseniin markkinointia, jos jäsen on tähän suostunut. Muista kuin jäsenistä keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa. Jäsenyyssuhteen hoitaminen ja jäsenten edunvalvonta = sopimus, oikeutettu etu Jäsenyyssuhteen aloittaminen = suostumus Asiakassuhteen hoitaminen= sopimus, oikeutettu etu Markkinointi = oikeutettu etu Sidosryhmätoiminta = sopimus, oikeutettu etu Kuka muu käsittelee tietojasi? Journalistiliitto käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat talvella 2023 muiden muassa: Microsoft (esim. sähköposti) Avoine (jäsenrekisteri) TahtoGroup (it-resurssipalvelut) Visma (taloushallinto ja henkilöstöhallinto) Emce (taloushallinto, historiakanta) Accountor (henkilöstöhallinto) Tapahtumakone (koulutukset/muut tapahtumat) Webropol (kyselyt) Intellipocket (pressikortti) CardPlus (pressikortti) Anygraaf (Journalistin arkisto) Canon (sähköinen arkisto) Futunion Oy (jäsenrekisteri) Lisäksi jäsentietoja käsittelevät Journalistiliiton jäsenyhdistykset Jäseniä koskevista tietojen luovutuksista saat tarkemman kuvan selosteen jäsenrekisteriä koskevassa kohdassa. Toimittajamme käsittelevät tietojasi pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n alueella. Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti. Kuinka suojaamme tietosi? Suojaamme internetyhteyden (https) Käytämme henkilötietoja käsittelevään viestintään salattua sähköpostia Käytämme palomuuria Salaamme tietoja (kryptaus) Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat Liiton tiloissa on kulunvalvonta, ja paperiarkistoja säilytetään lukituissa tiloissa Kaikilla työntekijöillä ja luottamushenkilöillä on salassapitovelvoite työhön tai luottamustehtävään liittyen saamistaan tiedoista. Työntekijöitä ja luottamushenkilöitä ohjeistetaan säännöllisesti salassapidon tärkeydestä ja siihen liittyvistä käytännöistä. Liiton salassapito-ohjeistuksen mukaan jäseniin liittyvistä asioista ei puhuta työpaikallakaan muille kuin niille, joiden on välttämätöntä saada tieto jäsenen palvelemiseksi. Selosteen muuttaminen Meillä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta. Ota yhteyttä Voit esittää tätä selostetta koskevia kysymyksiä tai kysyä tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen eveliina.tuominen(at)journalistiliitto.fi. YKSITYISKOHTAINEN KUVAUS JÄSENTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ Rekisterin nimi Jäsenrekisteri Ay-Ankkuri, henkilötietojen käsittelijä Avoine Oy ja sen alihankkijat. Käsittelyperuste Jäsenten henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Liitto ylläpitää keskitetysti yhdistyslain 11 § mukaista luetteloa jäsenistään. Tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamisessa ja ammattiliiton toiminnassa sekä jäsenetujen hoitamisessa. Ammattiliittotoimintaan sisältyviä yhteisöjä ovat ammattiliitto, ammattiyhdistykset, -osastot sekä työttömyyskassa. Rekisterin tietosisältö Rekisteriin kerätään muun muassa: jäseneen liittyviä tietoja, kuten henkilötunnus, henkilö- ja yhteystiedot jäsenyyteen liittyvät perustiedot kuten ammattiyhdistyksen ja ammattiosaston nimi ja liittymispäivä, työttömyyskassan liittymispäivä jäsenen työsuhteeseen mahdollisesti liittyvä sopimusala ja muita työsuhteeseen ja jäsenmaksuvelvoitteeseen liittyviä tietoja kuten työnantajan ja työpaikan tiedot sekä työsuhteeseen liittyvät tiedot yhteystiedot jäsenmaksuun ja jäsenmaksun maksutapaan liittyvät tiedot liiton luottamus- ja järjestötehtävät ja niihin liittyvä toimikausi muut jäsenyyteen liittyvät asiat kuten markkinointilupa, tekijänoikeussopimus, Kopioston valvontavaltakirja, jäsenlehden lähetys koulutus Täydellisen kuvan tietosisällöstä jäseneksi haluava saa jäsenlomakkeesta (https://liittymislomake-journalistiliitto-fi.pwire.fi/liittymislomake/perustiedot/). Säännönmukaiset tietolähteet Jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot. Henkilötietoja voidaan tallentaa ja päivittää myös osoite- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä. Tietojen luovutukset ja siirrot Säännönmukaisia luovutuksia tai siirtoja tehdään jäsenetujen osalta ja ainoastaan niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista jäsenelle. Tietojen luovuttaminen tarkoittaa sitä, että vastaanottaja voi käyttää tietoja esimerkiksi omassa markkinoinnissaan. Tietoja siirrettäessä vastaanottaja saa käyttää tietoja vain Journalistiliiton ohjeiden mukaan. Tietoja siirretään tai luovutetaan vain tarvittavassa laajuudessa, eli esimerkiksi lehden painavalle taholle ainoastaan jäsenen nimi ja osoite. Jäsentietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiö Fennialle vakuutustapahtuman yhteydessä jäsenyyden varmistamiseksi. Liittyessään jäseneksi jäsen hyväksyy tämän tietojen luovuttamisen. Jäsentietoja luovutetaan työttömyyskassa A-kassalle. Liittyessään jäseneksi jäsen hyväksyy tietojen luovuttamisen A-kassalle. Jäsentietoja luovutetaan laissa määriteltyjen velvoitteiden täyttämiseksi, kuten jäsenmaksutietojen luovuttamiseksi verohallintoon verotusta varten tai toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi. Jäsenyhdistykset luovuttavat jäsenen tiedot Journalistiliiton käyttöön. Jäsentietoja luovutetaan neuvottelijoille ja luottamushenkilöille edunvalvontaa varten. Jos jäsen antaa liitolle Kopiosto-valvontavaltakirjan tai tekee tekijänoikeussopimuksen, luovutetaan jäsentiedot Kopiostolle. Jäsenkorttia (pressikortti) varten tiedot siirretään korttipainolle. Jäsenlehden (Journalisti) postitusta varten tiedot siirretään lehden painavalle yritykselle. Journalistiliiton jäsenmaksun työnantajaperintää varten tiedot siirretään työnantajan taloushallinnolle. Luottamushenkilöiden tietoja siirretään erikoislehtien postittamista varten lehtien kustantajille. Erilaisten kyselyjen (esim. liiton jäsenkysely) toteuttamiseksi jäsentietoja voidaan siirtää Journalistiliiton lukuun toimiville tutkijoille. Liiton jäsenkirjettä varten jäsenten sähköpostiosoitteet siirretään sähköpostituspalvelulle. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterin suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä arkistossa, jonne on pääsy vain henkilötietojen käsittelyyn oikeutetuilla työntekijöillä. Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot: Digitaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään erillisissä tietokannoissa, jotka on suojattu suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä. Tietoja saavat käyttää käyttöoikeusrajoituksin vain ne Suomen Journalistiliiton ja A-kassan palveluksessa olevat henkilöt sekä jäsenyhdistysten, ammattiyhdistysten ja ammattiosastojen jäsentietoja hoitavat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävien hoitamiseen. Rekisteriin merkityt tiedot ovat salassapidettäviä.